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Ley HIPAA

NOTIFICACIÓN DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

Fecha de entrada en vigencia:  14 de abril de 2003
Fecha de enmienda entrada en vigencia: 14 de abril de 2013
Fecha de revisión: 23 de septiembre de 2013

EN ESTA NOTIFICACIÓN SE DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR LA INFORMACIÓNMÉDICA DEL PACIENTE Y CÓMO ESTE PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LEA EL CONTENIDO CUIDADOSAMENTE.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 y la Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (que se encuentra en el Título XIII de la Ley de Recuperación y Reinversión Estadounidense de 2009), (denominadas conjuntamente como “HIPAA”), con las enmiendas que se introduzcan oportunamente, exigen que Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados mantengan la privacidad de la información sobre la salud del paciente identificable (esta información se considera “información protegida sobre la salud” y se menciona en esta notificación como “PHI”). La Regla de Privacidad HIPAA requiere que proveamos notificación detallada por escrito sobre nuestras prácticas de privacidad.

En Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados entienden que la información sobre la salud del paciente es de índole exclusivamente personal y nos comprometemos a proteger la privacidad de este. Lea esta Notificación de Prácticas de Privacidad cuidadosamente. Este aviso le informa de las maneras en las que podríamos hacer uso de su información médica y/o divulgarla a terceros. También describe sus derechos y ciertas obligaciones que nosotros tenemos con relación al uso y divulgación de información médica.

Según la ley debemos:

  • Asegurarnos de mantener la privacidad de la información médica que le identifique.
  • Entregarle este aviso sobre nuestros deberes legales y las prácticas sobre la privacidad con respecto a su información médica y
  • Cumplir con los términos de este aviso que actualmente están en vigor.

Esta Notificación se aplica a la prestación de la atención médica por parte de Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados, el personal médico, los departamentos de pacientes ambulatorios y las clínicas. Esta Notificación también se aplica a las actividades de revisión de utilización y evaluación de calidad de Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados.

 

I. Permiso de uso o divulgación

Las siguientes categorías describen las diferentes ocasiones en las que estamos autorizados a utilizar y divulgar su información médica. No se mencionan todas las categorías, sin embargo, todas aquellas en que se nos permite hacer uso y/o divulgar su información a otros, se derivan de una de las siguientes categorías:

A. Para tratamiento:

Podemos utilizar su información médica para proporcionarle atención médica. Asimismo, podemos intercambiarla con médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes, u otros miembros del personal como, por ejemplo, los departamentos del Hospital pueden compartir su información médica para coordinar elementos de su cuidado, como recetas, análisis de sangre y rayos x. Asimismo podemos intercambiar su información médica con personas ajenas a Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados, como con los médicos que le refirieron y con los que le tratan.

B. Para asuntos de pago:

Podemos hacer uso de su información y/o cederla a su póliza de seguro médico u a otras personas que le ayudan a pagar por sus cuidados. Por ejemplo, podríamos informar a su seguro médico sobre un tratamiento que usted vaya a recibir para determinar si su seguro médico pagaría por ese tratamiento.

C. Para Operaciones de atención médica:

Podemos utilizar su información médica para mejorar la calidad de la atención que le brindamos. Estas actividades nos ayudan a llevar a cabo nuestros programas para así asegurarnos de que todos nuestros pacientes reciban una atención médica de calidad. Por ejemplo, podríamos usar su información para repasar nuestros tratamientos y servicios. Asimismo, para evaluar la eficacia de nuestros empleados y sus cuidados para con usted. También podríamos divulgar su información de salud a médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes, y otros empleados de atención médica con fines educativos o como preparación para una investigación.

D. Otros usos y divulgaciones:

Como parte de las operaciones de tratamiento, pago y atención médica, Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados también podrán usar la información PHI del paciente con los siguientes fines:

  • Asociados de Negocios: Puede que contratemos a terceros para que nos provean ciertos tipos de servicios. Por ejemplo, podemos utilizar estos servicios en casos de transcripción y compañías de cobros. Con tales contratos, podemos intercambiar su información para que realicen el trabajo que les hemos encargado. Asimismo, este tipo de contratos de asociados de negocios, requieren que estas entidades protejan la información médica que les facilitamos. Los socios de negocio pueden recibir, crear, mantener, usar y divulgar PHI, sólo luego de obtener un acuerdo legal con Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados que establezca la relación de socio de negocio y sus obligaciones para cumplir con las disposiciones de la Ley HIPAA (45 CFR Parte 160 y 164).
  • Recordatorios de citas: Podemos ponernos en contacto con usted para recordarle sus citas médicas.
  • Información y actividades de promoción de la salud: Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados podrá utilizar y divulgar parte de la información PHI del paciente para determinadas actividades de promoción de la salud. Por ejemplo, el nombre y la dirección del paciente se usarán para enviarle un boletín informativo general o información específica relacionada con los propios intereses de salud de este.
  • Alternativas de tratamiento: Podemos usar y divulgar su información médica para decirle o recomendarle posibles opciones de tratamiento o alternativas que pueden serle de interés.
  • Investigaciones médicas. Podemos compartir su información médica con investigadores médicos que la soliciten para proyectos de investigación médica aprobados por una junta de revisión institucional que haya revisado la propuesta de investigación y los protocolos establecidos para garantizar la privacidad de su información médica. Es posible que además utilicemos y compartamos su información médica para comunicarnos con usted acerca de la posibilidad de inscribirse en un estudio de investigación. Los investigadores tienen la obligación de proteger toda la información PHI que reciben.
  • Comunicados para Recaudación de Fondos: Podemos utilizar su información médica para contactarlo en un esfuerzo para recaudar dinero para nuestros Hospitales o clínicas. Por ejemplo, le podemos enviar una carta preguntándole si le gustaría hacer una donación. Usted puede elegir que no lo contactemos para nuestros esfuerzos de recaudación. Si le enviamos información acerca de nuestros esfuerzos de recaudación, incluiremos una forma simple para que usted pida que no lo contactemos en el futuro para nuestros esfuerzos de recaudación.
  • Información Genética: Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados no podrán utilizar o divulgar información genética para propósitos de análisis de riesgo. No obstante, podemos utilizar información genética, por ejemplo, para determinar la necesidad médica cuando usted solicita un beneficio bajo el plan o cubierta.

 

II. Permiso de uso o divulgación con la oportunidad de aceptación o rechazo del paciente

A. Personas involucradas en su cuidado:

A menos que usted se oponga, podemos proporcionarle su información médica a un amigo o miembro familiar que esté involucrado en sus cuidados. La información que se divulga puede incluir la información que consideramos directamente relevante para la participación en su cuidado, el lugar donde usted está ubicado, su estado general o su muerte. En caso de que usted no se encuentre consciente o que se trate de una emergencia, divulgaremos su información médica si determinamos que es en su beneficio. Además, podemos divulgar su información médica a organizaciones humanitarias autorizadas para ocuparse de tareas de socorro en caso de catástrofe, de manera que quienes se preocupan por usted puedan recibir información sobre su ubicación o estado de salud.

B. Directorio del hospital:

Es posible que incluyamos cierta información limitada sobre usted en el directorio del hospital mientras esté internado en el mismo. Esta información puede incluir su nombre, su ubicación en el hospital, su condición médica general (regular, estable, etc.) y su afiliación religiosa. Podemos divulgarla información del directorio, excluyendo aquella religiosa, a aquellas personas que pregunten por usted dando su nombre completo. La información relacionada a su afiliación religiosa puede ser divulgada a los miembros del clero. Este servicio está diseñado para que su familia, amigos y el clero le puedan visitar en el hospital y para que sepan cómo se encuentra. En caso de que usted no quiera que nadie sepa de su ingreso en el hospital, no divulgaremos ninguna información. Tendría que informar al Departamento de Admisiones del Hospital si no desea que se revele esta información.

C. Atención espiritual:

La información que consta en el directorio, incluida la afiliación religiosa del paciente, se dará a un miembro del clero, aunque no pregunte por su nombre. Los proveedores de atención espiritual son miembros del equipo de atención médica del Hospital Pavia Santurce a quienes se puede consultar acerca de la atención del paciente. El paciente tiene el derecho de solicitar que no se dé su nombre a ningún miembro del clero.

 

III. Uso o divulgación que requiere la autorización del paciente

Cualquier otro uso de información médica que no haya sido mencionado en este aviso o por otro tipo de leyes que nos atañan, se realizará únicamente con una autorización suya por escrito. La siguiente es una descripción de algunas situaciones, aunque no todas, en las que el uso y la divulgación de su información médica por parte nuestra requerirán su autorización por escrito:

A. Mercadeo:

Con sujeción a limitadas excepciones, se requiere la autorización del paciente por escrito en aquellos casos en que Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados reciban una remuneración directa o indirecta a cambio de divulgar PHI a otra entidad con el propósito de que ésta comercialice su producto o servicio al paciente.

B. Investigaciones:

Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados obtendrán la autorización del paciente por escrito para usar o divulgar la información PHI con fines de investigación cuando la ley HIPAA lo exija.

C. Notas sobre la psicoterapia:

Con limitadas excepciones las notas de psicoterapia no serán divulgadas sin la autorización expresa del paciente

D. Venta de la información PHI:

Venta de PHI, que conlleva divulgación de PHI por una entidad cubierta o socio de negocios a cambio de remuneración directa o indirecta.  Usted tiene derecho a revocar la misma por escrito en cualquier momento, a tenor con la Sección 164.508(b)(5) del Reglamento de Privacidad.  La revocación estará en vigor para futuros usos y divulgaciones de su PHI y no afectará los usos y divulgaciones permitidos por su autorización mientras la misma estuvo en vigor. A menos que usted nos remita una autorización escrita, no podremos usar o divulgar su PHI para ninguna otra razón que no esté descrita en este Aviso.

E. Otros usos y divulgaciones:

Todo otro uso o divulgación de la información PHI que no se describa en esta Notificación de Prácticas de Privacidad exige la autorización del paciente por escrito. Las autorizaciones por escrito informarán al paciente la razón del uso de la información PHI.

 

En el caso de que usted nos haya autorizado a hacer uso o a compartir su información médica, puede rescindir este permiso por escrito cuando así lo desee. Si decide rescindir este permiso no haremos uso ni compartiremos su información médica, siguiendo así los motivos descritos en su petición por escrito. Por otro lado, no nos podemos retractar de ninguna información que hayamos cedido en el pasado con su autorización. Estamos obligados a mantener un registro de los cuidados que le hemos proporcionado.

 

IV. Uso o divulgación permitida o exigida por la política pública o la ley sin autorización del Paciente

A. Demandas legales y litigios.

Si usted está involucrado en una demanda legal o un litigio, podemos divulgar su información en respuesta a una orden judicial, una demanda judicial u otro tipo de proceso legal.

B. Agencia de orden público.

Podemos ceder su información médica a un agente de orden público si así lo requiere para:

  • Informar sobre ciertos tipos de heridas,
  • En respuesta a una orden judicial, una citación, una orden de detención, u otro proceso similar,
  • Para identificar o localizar a un sospechoso, a un fugitivo, a un testigo material, o a una persona desaparecida,
  • En ciertas circunstancias, para dar información sobre una víctima de un crimen en caso de no poder obtener el consentimiento de la víctima,
  • Para informar sobre la causa de una muerte que creamos haya sido provocada por una conducta criminal,
  • Para informar sobre conductas criminales sospechosas dentro de nuestras instalaciones,
  • En casos de emergencias, para informar sobre un crimen, el lugar del mismo o las víctimas o su identidad, descripción o lugar donde se encuentra la persona que haya cometido el crimen.

C. Abuso, Abandono o Violencia Doméstica:

Podemos notificar a las autoridades gubernamentales designadas, incluidas las agencias de servicios sociales o de servicios de protección, si existe una creencia razonable de que un paciente es víctima de abuso, abandono o violencia doméstica. Haremos tal divulgación en la medida en que la misma este expresamente autorizada por ley o cuando el paciente esté de acuerdo en que se realice tal divulgación.

D. Riesgos de salud pública.

Según lo requiera la ley, podemos revelar su información médica para cuestiones de salud pública, como, por ejemplo:

  • Para controlar o prevenir enfermedades, lesiones o incapacidad,
  • Para reportar eventos vitales de nacimientos o muertes,
  • Para reportar negligencia o abusos de menores a las autoridades gubernamentales designadas
  • Para suministrar información sobre productos o servicios dentro de la jurisdicción de la Administración de Medicamentos y Alimentos de los Estados Unidos
  • Para notificarle si ha estado expuesto a alguna enfermedad o si podría correr el riesgo de contraer o contagiar una enfermedad o afección y
  • Para suministrarle información a su empleador, según lo exigen las leyes que se ocupan de las enfermedades y lesiones laborales o de la seguridad en el lugar de trabajo.

E. Fiscales, patólogos forenses y directores funerarios.

Podemos divulgar su información médica a un fiscal, o a un patólogo forense. Por ejemplo, podemos hacerlo para identificar a un fallecido o para determinar la causa de la muerte del mismo. Asimismo, podemos compartir su información médica con agentes funerarios para ayudarles a desempeñar sus funciones, según sea necesario.

F. Donación de órganos y tejido.

Es posible que compartamos su información médica con organizaciones que se encarguen o controlen donaciones de órganos y trasplantes.

G. Militares y Veteranos de las Fuerzas Armadas.

Si es usted miembro de las fuerzas armadas estadounidenses o de otro país, podemos compartir su información médica según se requiera por las autoridades militares al mando.

H. Indemnización laboral.

Es posible que revelemos su información médica para la indemnización laboral o programas similares. Haremos esto hasta dónde la ley así lo requiera.

I. Actividades de Supervisión de Salud:

Podemos divulgar información médica a las agencias gubernamentales de supervisión de salud, tales como el Departamento de Salud de Puerto Rico, para actividades autorizadas por ley. Entre estas actividades figuran: auditorías, investigaciones, inspecciones y licencias. El gobierno hace uso de estas actividades para así poder hacer un seguimiento del sistema de salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento con las leyes de derechos civiles.

J. Seguridad nacional.

Podemos ceder su información médica a agentes federales autorizados que tengan fines de seguridad nacional.

K. Records de Inmunización de estudiantes:

Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados pudieran divulgar evidencia de inmunización a una escuela si la ley le requiere a la escuela tener dicha evidencia antes de la admisión del estudiante y documentan la autorización de la divulgación de parte del padre, encargado y/o tutor legal del menor, o del individuo si es un adulto o un menor emancipado.

L. Reclusos:

Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario policial, podemos divulgar su información médica al correccional o al funcionario policial. Esta divulgación puede ser necesaria para que la institución le provea atención médica; proteja su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o para la seguridad y garantía de la institución correccional.

M. Según lo requiera la ley:

Podemos divulgar su información médica cuando la ley federal o estatal así lo requiera.

 

V. Derechos de información médica del paciente

Usted tiene los siguientes derechos con relación a su información médica:

A. Derecho de acceso a la información y a recibir copias de la misma:

Tiene derecho a inspeccionar y a solicitar copias de la información médica que haya sido utilizada para tomar decisiones sobre su salud. Para revisar u obtener copias de su información médica, debe hacer una solicitud por escrito a esos efectos al Departamento de Manejo de Información de Salud del Hospital.  Le cobraremos un cargo razonable por las copias de su información médica, conforme dispuesto en la ley federal o estatal vigente. También tendrá el derecho de solicitar su información de salud en formato electrónico, si la misma puede ser producida en dicho formato, de lo contrario se le proveerá la información físicamente ¨hard copy¨. Si las copias proporcionadas están en formato electrónico, únicamente le cobraremos por costos laborales. Para más información, por favor llame al Departamento de Manejo de Información de Salud del Hospital. En ciertas situaciones se le puede negar el acceso a la información médica (por ejemplo, a los expedientes de salud mental o la información recopilada para procedimientos judiciales), según dispuesto por ley. En tal caso, puede solicitar que se revise su caso, para ello por favor póngase en contacto con el Departamento de Manejo de Información del Hospital.

B. Derecho a enmendar:

Tiene derecho a solicitar una enmienda sobre su información médica protegida o sobre su expediente médico. Para ello debe llenar una solicitud por escrito y entregarla al Departamento de Manejo de Información de Salud del Hospital. Asimismo, debe incluir el motivo por el cual presenta la solicitud.

Podemos negarle la solicitud en caso de que esta no haya sido presentada por escrito o por no adjuntar el motivo para la misma. Asimismo, podemos negarle la solicitud si se trata de corregir información que:

  • No haya sido creada por nosotros,
  • No sea parte del conjunto de registros designados,
  • No esté disponible a la inspección del paciente (debido a su condición o naturaleza), o
  • Sea correcta y completa.

Si Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados niegan al paciente la solicitud de cambiar la información PHI, se notificará al paciente por escrito la razón de la negativa. Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados también comunicarán al paciente su derecho de presentar una declaración por escrito en la que expresa su desacuerdo ante la negativa. El paciente podrá solicitar que se incluya la solicitud de modificación y la negativa cada vez que ser divulgue posteriormente la información que deseaba modificar. Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados podrán preparar la refutación de la declaración de desacuerdo del paciente y entregará a este una copia de dicha refutación.

C. Derecho de obtener un detalle de las divulgaciones:

El paciente tiene derecho a obtener una lista de las divulgaciones de la información PHI que el Hospital hecho, excepto en las siguientes situaciones: operaciones de tratamiento, pago o atención médica; divulgación al paciente; divulgación a las personas involucradas en la atención del paciente; con fines de seguridad o inteligencia nacionales; o a establecimientos penitenciarios o agentes de orden público.

El paciente debe presentar la solicitud de la lista de divulgaciones de la información PHI por escrito al Hospital. El paciente debe incluir el período del detalle que no puede exceder de 6 años. En un período determinado de 12 meses, el Hospital proporcionará al paciente el detalle de las divulgaciones de la información PHI en forma gratuita. Toda solicitud adicional del detalle dentro de ese período de tiempo estará sujeta a la aplicación de una suma razonable por la preparación de dicho detalle.

D. Derecho a solicitar restricciones.

Tiene derecho a solicitar que se restrinja o limite la información médica que se divulga ya sea para tratamiento, pagos u operaciones de atención médica. Asimismo, puede solicitar que se restrinja la información médica que revelamos, si ésta es con fines de pólizas de seguros médicos o pagos (y no con fines de operaciones de atención médica) y si la información médica pertenece únicamente a un servicio sanitario por el cual usted haya ya pagado completamente de su bolsillo. Del mismo modo, también tiene derecho a poner un límite a la información que compartimos con aquellas personas que estén involucradas en su cuidado o en el pago del mismo. Estas personas podrían ser un miembro familiar o un amigo. Por el contrario, nos reservamos el derecho de rechazar su solicitud. Si aprobamos la solicitud, cumpliremos con su petición a menos que esta información sea necesaria para poder proporcionarle tratamiento de emergencia.

Dicha solicitud debe ser presentada por escrito rellenando un formulario el cual se le entregará cuando lo desee. Debe añadir:

  • Qué tipo de información desea limitar
  • Cómo desea que la limitemos y
  • A quién(es) desea que le sean aplicadas las restricciones.

E. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales:

Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de una manera o lugar en particular cuando se refiera a asuntos médicos. Por ejemplo, el paciente puede solicitar que el Hospital solo se comunique con él en el trabajo o por correo electrónico. Dicha solicitud debe ser presentada por escrito rellenando un formulario que se le entregará cuando así lo desee. Aceptaremos todas aquellas solicitudes que sean razonables.

F. Derecho a recibir una copia de esta Notificación:

Puede solicitar que le entreguemos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso en el caso de que ya haya solicitado una copia en formato electrónico.

G. Derechos respecto al intercambio electrónico de información de salud

Una vez que tengamos el record electrónico podremos participar en el intercambio electrónico de información de salud con otros profesionales médicos y planes de salud a través de una organización de información de salud (Health Information Organization, HIO) aprobada. A través de nuestra participación, otros profesionales médicos y planes de salud podrán acceder a su PHI con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. La HIO aprobada tiene la obligación de mantener salvaguardas para proteger la privacidad y la seguridad de la PHI. La agencia aprobada solo permitirá acceso exclusivamente a través de su agencia al personal autorizado.

Usted tiene derecho a decidir si los profesionales médicos y los planes de salud pueden acceder a su información de salud a través de esta agencia. Tiene dos opciones. La primera es que puede permitir a las personas autorizadas el acceso a su PHI conservada mediante una agencia con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. Si elige esta opción, no tiene que hacer nada.

La segunda es que puede restringir el acceso a su PHI. Para hacerlo, debe presentar una solicitud de exclusión y restricción por escrito. Puede solicitarla en el Departamento de Admisiones o en el Departamento de Manejo de Información de Salud del Hospital. Aún si restringe el acceso a su PHI, los profesionales médicos y los planes de salud podrán compartir su información a través de otros medios legales ya disponibles sin su autorización específica.

Entienda que su decisión de restringir el acceso a su información de salud electrónica podría limitar la capacidad de sus proveedores de atención médica de proporcionarle la atención más eficaz. Al presentar una solicitud de restricción, acepta los riesgos asociados con esa decisión.

 

VI. Violación de la información PHI

En cumplimiento de la ley, mantendremos su información médica privada y segura. Si alguien adquiere, llega a tener acceso a, utiliza o cede una parte de su información médica de una manera no permitida por la ley, se lo comunicaremos en un plazo de 60 días después de saberlo.

 

VII. Cambios a esta Notificación.

Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados respetarán los términos de esta Notificación vigentes actualmente. Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados se reservan el derecho de introducir cambios sustanciales en los términos de esta Notificación y poner en vigencia nuevas disposiciones de la Notificación sobre toda la información PHI que conserva. Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados proporcionarán al paciente la Notificación modificada en la primera visita de aquél que sea posterior a la modificación de la Notificación en los casos en que haya un cambio sustancial en esta. El paciente también puede solicitar al Hospital una copia actualizada de la Notificación en cualquier momento.

 

VIII. Quejas

Si el paciente considera que se han violado sus derechos de privacidad, podrá presentar una queja ante el Oficial de Cumplimiento del Hospital o ante el Secretario del Departamento de Salud. Todas las quejas deben presentarse por escrito directamente al Oficial de Cumplimiento del Hospital.  El Hospital asegura que el paciente no será objeto de represalias por haber presentado un reclamo.

 

IX. Preguntas, Inquietudes o Información adicional

Si el paciente desea hacer preguntas, tiene alguna inquietud o desea obtener más información sobre los temas abordados en esta Notificación de Prácticas de Privacidad o desea obtener información adicional sobre las políticas y los procedimientos de privacidad Metro Pavia Health System y sus hospitales afiliados, debe comunicarse con el Director de Cumplimiento Corporativo a la línea caliente libre de costo 1-888-882-0882, a cumplimiento@metropaviahealth.com.
Puede escribirnos a Metro Pavía Health System, Maramar, Plaza Building 101, San Patricio Ave. Suite 950-960 Guaynabo, PR, OO968 O LLAME AL 787-999-8944.